El proceso de onboarding es fundamental para asegurar que los nuevos empleados se integren de manera efectiva en la empresa y puedan comenzar a contribuir lo antes posible. En el mundo actual, donde el trabajo remoto y las reuniones virtuales son cada vez más comunes, es importante adaptar el proceso de onboarding para que sea efectivo en un entorno online. En este artículo, te guiaré paso a paso sobre cómo hacer un onboarding online efectivo.
Preparación previa
Dar de alta el email del empleado
El primer paso para un onboarding online efectivo es asegurarse de que el nuevo empleado tenga acceso a su correo electrónico corporativo. Esto le permitirá comunicarse con el equipo y acceder a las herramientas y recursos necesarios para realizar su trabajo. Asegúrate de proporcionarle las instrucciones necesarias para configurar su cuenta de correo electrónico y acceder a ella.
Notificar al equipo sobre el nuevo compañero
Es importante que el equipo esté al tanto de la llegada del nuevo empleado. Envía un correo electrónico o realiza una reunión virtual para presentar al nuevo miembro del equipo y compartir información relevante, como su nombre, cargo y antecedentes profesionales. Esto ayudará a crear un ambiente acogedor y permitirá que el equipo se prepare para recibir al nuevo miembro.
Dar de alta al empleado en las herramientas de la compañía
Antes de que el nuevo empleado comience a trabajar, asegúrate de darle acceso a todas las herramientas y sistemas que necesitará para realizar su trabajo. Esto puede incluir herramientas de comunicación interna, plataformas de gestión de proyectos, sistemas de seguimiento de tiempo, entre otros. Proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder a estas herramientas y cómo utilizarlas de manera efectiva.
Enviar los contratos para firmar online
Para formalizar la relación laboral, es importante que el nuevo empleado firme los contratos necesarios. En lugar de enviar los contratos por correo postal o requerir una reunión presencial, utiliza herramientas de firma electrónica para enviar los contratos y permitir que el empleado los firme de manera online. Esto agilizará el proceso y evitará retrasos innecesarios.
Primer día
Saludo y presentación
En el primer día del nuevo empleado, es importante darle una cálida bienvenida. Organiza una reunión virtual con el equipo para presentar al nuevo miembro y permitir que todos se conozcan. Durante esta reunión, asegúrate de que el nuevo empleado se sienta cómodo y tenga la oportunidad de presentarse y compartir sus expectativas y objetivos.
Explicar las políticas de empresa
Es fundamental que el nuevo empleado comprenda las políticas y normas de la empresa desde el primer día. Dedica tiempo a explicar las políticas de recursos humanos, como las políticas de vacaciones, horarios de trabajo, código de vestimenta, entre otros. También es importante explicar las políticas de seguridad de la información y cualquier otra política relevante para el puesto de trabajo.
Explicar los procesos de la compañía
Además de las políticas, es importante que el nuevo empleado comprenda los procesos y procedimientos de la compañía. Esto incluye explicar cómo se realizan las tareas diarias, cómo se gestionan los proyectos, cómo se comunican los equipos, entre otros. Proporciona ejemplos concretos y brinda la oportunidad al nuevo empleado de hacer preguntas y aclarar cualquier duda.
Reunión personal con el manager
Para asegurar una integración exitosa, es importante que el nuevo empleado tenga una reunión personal con su manager. Durante esta reunión, el manager puede proporcionar orientación adicional sobre las expectativas del puesto, los objetivos a alcanzar y cualquier otra información relevante. También es una oportunidad para que el nuevo empleado pueda hacer preguntas y recibir retroalimentación inicial.
Hacer un onboarding online efectivo requiere una preparación previa adecuada y una atención cuidadosa en el primer día del nuevo empleado. Asegúrate de dar de alta el email del empleado, notificar al equipo sobre su llegada, dar de alta al empleado en las herramientas de la compañía y enviar los contratos para firmar online. En el primer día, saluda y presenta al nuevo empleado, explica las políticas de empresa, los procesos de la compañía y organiza una reunión personal con el manager. Siguiendo estos pasos, podrás asegurar que tus nuevos empleados se integren de manera efectiva en la empresa, incluso en un entorno online.