La formación onboarding es un proceso fundamental en el ámbito empresarial que tiene como objetivo principal facilitar la integración de los nuevos empleados en la organización. A través de este proceso, los nuevos miembros adquieren los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos de la empresa. La formación onboarding es esencial para garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, comprendan la cultura de la empresa y puedan desempeñar sus funciones de manera eficiente desde el primer día.
Significado de la formación onboarding
La formación onboarding es un proceso que va más allá de la simple inducción de un nuevo empleado. Se trata de un programa estructurado y planificado que tiene como objetivo principal facilitar la adaptación y el éxito de los nuevos empleados en la organización. A través de este proceso, los nuevos miembros adquieren los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para desempeñar sus funciones de manera efectiva.
Adquisición de conocimientos y habilidades
Uno de los aspectos clave de la formación onboarding es la adquisición de conocimientos y habilidades necesarios para el desempeño del puesto de trabajo. Durante este proceso, los nuevos empleados reciben información sobre los productos o servicios de la empresa, los procedimientos internos, las políticas y normas, así como las herramientas y recursos disponibles para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente.
Duración del programa
La duración del programa de formación onboarding puede variar dependiendo de la empresa y del puesto de trabajo en cuestión. En general, se recomienda que el período de adaptación tenga una duración mínima de tres meses. Durante este tiempo, los nuevos empleados tienen la oportunidad de familiarizarse con la empresa, su cultura y sus procesos, así como de desarrollar las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo de manera efectiva.
Objetivos principales
El proceso de formación onboarding tiene varios objetivos principales:
- Presentar la cultura, valores y misión de la empresa: Durante el proceso de onboarding, se busca transmitir a los nuevos empleados los valores y la misión de la empresa, así como la cultura organizacional. Esto les permite comprender la forma de trabajar de la empresa y adaptarse a su entorno de manera más efectiva.
- Proporcionar información y recursos necesarios: Durante el proceso de onboarding, se proporciona a los nuevos empleados la información y los recursos necesarios para llevar a cabo sus tareas de manera efectiva. Esto incluye información sobre los productos o servicios de la empresa, los procedimientos internos, las políticas y normas, así como las herramientas y recursos disponibles.
- Dejar claras las responsabilidades: Durante el proceso de onboarding, se establecen las responsabilidades y expectativas del nuevo empleado. Esto les permite comprender claramente cuáles son sus tareas y responsabilidades, así como las expectativas de la empresa en cuanto a su desempeño.
- Ayudar a los empleados a sentirse bienvenidos: El proceso de onboarding tiene como objetivo principal hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos en la empresa. Esto se logra a través de la creación de un ambiente acogedor y de apoyo, así como de la asignación de un mentor o compañero de trabajo que pueda guiar al nuevo empleado durante sus primeros días en la empresa.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos: Durante el proceso de onboarding, se asegura que los nuevos empleados comprendan y cumplan con las políticas y procedimientos de la empresa. Esto incluye aspectos como la seguridad en el trabajo, la confidencialidad de la información y el respeto a las normas internas de la empresa.
- Fomentar relaciones positivas: Durante el proceso de onboarding, se fomenta la creación de relaciones positivas entre los nuevos empleados y el resto del equipo. Esto se logra a través de actividades de integración, como almuerzos o eventos sociales, que permiten a los nuevos empleados conocer a sus compañeros de trabajo y establecer relaciones de trabajo efectivas.
- Mejorar la productividad: El proceso de onboarding tiene como objetivo final mejorar la productividad de los nuevos empleados. A través de la adquisición de conocimientos y habilidades necesarios, así como de la comprensión de la cultura y los procesos de la empresa, se busca que los nuevos empleados puedan desempeñar sus funciones de manera efectiva desde el primer día.
Fases del proceso
El proceso de onboarding se divide en varias fases, cada una de las cuales tiene objetivos específicos:
Proceso de onboarding
Fase «antes de empezar»
Esta fase tiene lugar antes de que el nuevo empleado comience a trabajar en la empresa. Durante esta etapa, se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Envío de documentos: Se envían al nuevo empleado los documentos necesarios para su contratación, como el contrato de trabajo, formularios de seguridad social, entre otros.
- Planificación de la primera semana: Se planifica la primera semana del nuevo empleado, definiendo las actividades y tareas que deberá realizar durante este período.
- Preparación del espacio de trabajo: Se prepara el espacio de trabajo del nuevo empleado, asegurándose de que cuente con los recursos y herramientas necesarios para llevar a cabo sus tareas.
- Preparación de los demás empleados: Se informa a los demás empleados sobre la llegada del nuevo miembro y se les proporciona información sobre su rol y responsabilidades.
- Organización de reuniones con el equipo: Se organizan reuniones con el equipo en el que el nuevo empleado se integrará, para que pueda conocer a sus compañeros de trabajo y establecer relaciones de trabajo efectivas.
El primer día
El primer día del nuevo empleado en la empresa es crucial para su integración y adaptación. Durante este día, se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Anuncio general: Se realiza un anuncio general a todos los empleados de la empresa para informarles sobre la llegada del nuevo miembro.
- Envío de correo electrónico de grupo: Se envía un correo electrónico de grupo para presentar al nuevo empleado y darle la bienvenida a la empresa.
- Visita guiada: Se realiza una visita guiada por las instalaciones de la empresa, para que el nuevo empleado pueda familiarizarse con su entorno de trabajo.
- Preparación de la agenda: Se prepara una agenda detallada para el primer día del nuevo empleado, que incluya las reuniones y actividades programadas.
- Asignación de un mentor: Se asigna a un mentor o compañero de trabajo que pueda guiar al nuevo empleado durante sus primeros días en la empresa.
Primera semana
La primera semana del nuevo empleado en la empresa es crucial para su adaptación y aprendizaje. Durante esta semana, se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Explicación de procedimientos: Se explican al nuevo empleado los procedimientos internos de la empresa, como los procesos de solicitud de vacaciones, los protocolos de comunicación, entre otros.
- Presentación de la cultura de la empresa: Se presenta al nuevo empleado la cultura de la empresa, incluyendo los valores, la misión y la visión de la organización.
- Proporcionar guías de configuración: Se proporcionan al nuevo empleado guías de configuración de las herramientas y sistemas utilizados en la empresa, para que pueda familiarizarse con ellos.
- Crear un libro de trabajo: Se crea un libro de trabajo para el nuevo empleado, que incluya información relevante sobre su puesto de trabajo, como descripciones de tareas y responsabilidades.
- Describir el proceso de formación: Se explica al nuevo empleado el proceso de formación que seguirá durante sus primeros meses en la empresa, incluyendo los temas y habilidades que deberá adquirir.
- Empezar la formación: Se comienza la formación del nuevo empleado, proporcionándole los recursos y materiales necesarios para su aprendizaje.
- Hacer un seguimiento del progreso: Se realiza un seguimiento del progreso del nuevo empleado durante su primera semana en la empresa, para asegurarse de que está adquiriendo los conocimientos y habilidades necesarios.
Primeros tres meses
Los primeros tres meses del nuevo empleado en la empresa son cruciales para su adaptación y desarrollo. Durante este período, se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Establecer líneas de comunicación: Se establecen líneas de comunicación abiertas y efectivas entre el nuevo empleado y su supervisor, para que pueda recibir feedback y resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
- Proporcionar feedback: Se proporciona feedback regular al nuevo empleado, para que pueda conocer sus fortalezas y áreas de mejora.
- Fomentar la independencia: Se fomenta la independencia del nuevo empleado, dándole la oportunidad de asumir responsabilidades y tomar decisiones en su trabajo.
- Fijar objetivos de rendimiento: Se fijan objetivos de rendimiento claros y alcanzables para el nuevo empleado, para que pueda medir su progreso y desarrollo.
- Hacer la primera evaluación de rendimiento: Se realiza la primera evaluación de rendimiento del nuevo empleado, para evaluar su desempeño y proporcionarle feedback constructivo.
Programa de formación para empleados
Formación general
El programa de formación para empleados incluye una formación general que todos los nuevos empleados deben recibir. Esta formación tiene como objetivo proporcionar a los empleados una visión general de la empresa, su cultura y sus procesos. Durante esta formación, se abordan temas como los valores y la misión de la empresa, las políticas y normas internas, así como las herramientas y recursos disponibles para llevar a cabo las tareas.
Formación específica para el puesto de trabajo
Además de la formación general, los nuevos empleados también reciben una formación específica para su puesto de trabajo. Esta formación tiene como objetivo proporcionar a los empleados los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar sus funciones de manera efectiva. Durante esta formación, se abordan temas específicos relacionados con el puesto de trabajo, como las habilidades técnicas necesarias, los procedimientos y protocolos específicos, así como las herramientas y sistemas utilizados en el puesto de trabajo.