Qué se necesita para un buen onboarding: Pasos clave

El proceso de onboarding es fundamental para asegurar que los nuevos empleados se integren de manera exitosa en la empresa y puedan comenzar a contribuir de manera efectiva lo antes posible. Un buen onboarding no solo implica proporcionar la información y las herramientas necesarias, sino también crear un ambiente acogedor y de apoyo para el nuevo empleado. En este artículo, exploraremos los pasos clave para lograr un onboarding exitoso.

Pasos para un onboarding exitoso

Preparación previa al primer día

Antes de que el nuevo empleado comience su primer día de trabajo, es importante realizar una serie de preparativos para asegurar que todo esté listo para su llegada. Algunas acciones clave que se deben tomar incluyen:

  • Enviar de forma electrónica todos los documentos que los empleados deben firmar o rellenar antes de ser contratados. Esto incluye formularios de impuestos, acuerdos de confidencialidad y cualquier otro documento legal necesario.
  • Planificar lo que pasará en la primera semana del onboarding y después. Esto incluye establecer una agenda clara y definir las metas y objetivos que se espera que el nuevo empleado alcance durante este período.
  • Preparar el espacio de trabajo, herramientas y otros recursos esenciales con antelación. Asegúrate de que el escritorio esté limpio y organizado, y de que todas las herramientas y equipos necesarios estén en su lugar.
  • Preparar a los demás empleados. Informa a los miembros del equipo y a otros empleados sobre la llegada del nuevo empleado y bríndales información básica sobre su función y antecedentes.

Primer día de trabajo

El primer día de trabajo es crucial para establecer una buena impresión y sentar las bases para una integración exitosa. Aquí hay algunas acciones clave que se deben tomar:

  • Organizar reuniones y videoconferencias con otros miembros del equipo del que formará parte el nuevo empleado. Esto ayudará a establecer conexiones y a familiarizarse con los demás miembros del equipo.
  • Hacer un anuncio general en el departamento, planta o sucursal a la que se unirá el nuevo empleado. Esto ayudará a que todos los empleados estén al tanto de su llegada y puedan darle la bienvenida adecuadamente.
  • Enviar un correo electrónico de grupo con información sobre el nuevo empleado, su función y otros datos generales. Esto ayudará a que todos los empleados tengan la información necesaria para interactuar y colaborar con el nuevo miembro del equipo.
  • Organizar una visita guiada por las instalaciones. Esto ayudará al nuevo empleado a familiarizarse con el entorno de trabajo y a ubicarse en el edificio.
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Primera semana de integración

La primera semana de integración es crucial para establecer una base sólida y proporcionar al nuevo empleado las herramientas y la información necesarias para comenzar a trabajar de manera efectiva. Aquí hay algunas acciones clave que se deben tomar:

  • Preparar la agenda para la primera semana. Esto incluye reuniones con diferentes miembros del equipo, sesiones de formación y cualquier otra actividad relevante para el puesto.
  • Asignar un mentor para el proceso de onboarding. Un mentor puede proporcionar orientación y apoyo al nuevo empleado, ayudándolo a adaptarse rápidamente al entorno de trabajo y a comprender las expectativas y los procedimientos de la empresa.
  • Explicar los procedimientos, reglas, procesos y estándares importantes. Asegúrate de que el nuevo empleado comprenda las políticas y los procedimientos de la empresa, así como los estándares de calidad y rendimiento esperados.
  • Presentar la cultura de la empresa. Comparte la misión, visión y valores de la empresa con el nuevo empleado, y explícale cómo se espera que se comporte y se relacione con los demás miembros del equipo.
  • Proporcionar guías de configuración. Si el nuevo empleado necesita configurar herramientas o software específicos, asegúrate de proporcionarle guías claras y detalladas para facilitar el proceso.
  • Crear un libro de trabajo. Proporciona al nuevo empleado un libro de trabajo que contenga información relevante sobre su puesto, responsabilidades y tareas. Esto servirá como una referencia útil durante su integración.

Seguimiento y evaluación

Una vez que el nuevo empleado ha completado su primera semana de integración, es importante realizar un seguimiento y evaluar su progreso. Aquí hay algunas acciones clave que se deben tomar:

  • Empezar la formación. Proporciona al nuevo empleado la formación necesaria para desempeñar su función de manera efectiva. Esto puede incluir formación en el trabajo, formación en habilidades específicas o cualquier otra formación relevante para el puesto.
  • Hacer un seguimiento del progreso. Mantén una comunicación regular con el nuevo empleado para asegurarte de que está progresando adecuadamente y para abordar cualquier problema o inquietud que pueda surgir.
  • Medir el progreso tras dos semanas. Realiza una evaluación formal del rendimiento del nuevo empleado después de dos semanas para evaluar su progreso y determinar si se están cumpliendo las expectativas.
  • Establecer líneas de comunicación. Asegúrate de que el nuevo empleado se sienta cómodo para comunicarse contigo y con otros miembros del equipo en caso de tener preguntas, inquietudes o sugerencias.
  • Empezar a proporcionar feedback de forma periódica. Proporciona al nuevo empleado feedback regular sobre su desempeño y bríndale orientación y apoyo para ayudarlo a mejorar y crecer en su puesto.
  • Fomentar la independencia. A medida que el nuevo empleado se familiariza con su puesto y adquiere más experiencia, fomenta su independencia y autonomía, dándole la oportunidad de asumir más responsabilidades y tomar decisiones.
  • Fijar objetivos de rendimiento. Establece metas y objetivos claros para el nuevo empleado y trabaja con él para desarrollar un plan de acción para alcanzarlos.
  • Hacer la primera evaluación de rendimiento. Realiza una evaluación formal del rendimiento del nuevo empleado después de un período de tiempo determinado, como tres o seis meses, para evaluar su progreso y determinar si se están cumpliendo los objetivos establecidos.
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Un buen onboarding es fundamental para asegurar que los nuevos empleados se integren de manera exitosa en la empresa. Siguiendo los pasos clave mencionados anteriormente, puedes garantizar que el proceso de onboarding sea efectivo y que los nuevos empleados puedan comenzar a contribuir de manera efectiva lo antes posible.

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